SEMINARIO  SETTORE AMMINISTRATIVO

1.1	Inquadramento

Lo scopo di questo seminario è quello di chiarire e comprendere meglio il ruolo del settore amministrativo all’interno della struttura, vedremo e discuteremo insieme quali sono le attività di un amministrativo prendendo in considerazione l’azione specifica di ogni livello amministrativo di fronte ai compiti basilari e la sua relazione con il livello successivo all’interno della sua rete.

Qual è il senso del settore amministrativo? Come si formano gli amministrativi? Chi li forma? Come si sviluppano? Questi saranno i nostri temi. 
Il seminario servirà ad inquadrare questo compito.

Qual è il senso del Settore amministrativo?

La Comunicazione

Quando due persone parlano, si stanno scambiando delle informazioni. Per capirsi devono parlare la stessa lingua, usare gli stessi codici, ma sempre e comunque si scambiano informazioni.
Se non ci si scambiasse informazioni attraverso un linguaggio, se non si comunicasse, nessuno saprebbe mai, per esempio, che è pronto da mangiare, oppure che domani c’è una festa, o che un tuo parente è ammalato.
I linguaggi sono stati creati per comunicare, per scambiare informazioni tra le persone. Se non ci fosse comunicazione attraverso un linguaggio comune, immaginate che casino. Nessuno saprebbe neanche come si chiama l’altro, non si potrebbe imparare nulla perché non arriverebbe alcuna informazione.

Per il Movimento è fondamentale comunicare con gli altri, per far conoscere le cose che stiamo facendo personalmente e come insieme. 

L’Informazione

In un gruppo composto da  tante persone, per esempio cinquanta o sessanta non si può parlare a tutti contemporaneamente, perché molti vivono in posti lontani, molti lavorano o si trovano con la famiglia. In questo caso è più difficile far passare l’informazione. Succede spesso, quindi, che non tutti la ricevono. Alcuni arrivano alle riunioni, altri no e altri ancora arrivano il giorno e l’ora sbagliata. Se nessuno avesse avvisato di questo seminario, per esempio, oggi sarebbero mancati molti di voi.
Chi vi ha avvisato? Chi vi avvisa delle riunioni, degli incontri, delle attività che ci sono da fare?
Magari a volte un amico, a volte l’orientatore, altre volte si capita per caso perché “si passava da queste parti”.

E allora chi informa gli altri degli appuntamenti comuni, del calendario, delle cose che ci sono da fare insieme?
Se il gruppo è solo un gruppo di amici, ci si avviserà spontaneamente, senza nessuna regola prefissata e secondo affinità personali. Tanto non importa… chi c’è, c’è.
Per noi invece ogni persona è importante ed è importante che partecipi agli incontri, alle riunioni e alle attività. Nel caso di un gruppo che vuole essere organizzato, ci sarà bisogno di una o più persone che si occupino specificamente di informare gli altri, di fargli arrivare i materiali, ecc.
In sintesi c’è bisogno di dividere funzioni all’interno del gruppo affinché la cosa cresca. 

Se poi pensiamo a un gruppo molto più grande, a un’organizzazione di centinaia o migliaia di persone che vogliono fare delle cose grandi insieme, che hanno un progetto in comune, che vogliono organizzare grandi campagne di appoggio umano e che vogliono creare un’alternativa al potere, allora bisogna cominciare a pensare a un sistema d’informazione veloce, che funzioni a distanza. Bisogna organizzare e qualificare persone che si occupino specificamente di questa funzione: COMUNICARE E INFORMARE.

Il Settore Amministrativo

Non c’è nessun altro modo per organizzare grandi attività con molte persone.
E’ necessario che qualcuno del gruppo avvisi dei calendari, dei luoghi delle attività, di cosa si sta facendo insieme.
Se non c’è nessuno che si occupa di informare gli altri, di produrre materiali di diffusione e d’informazione, di collegarsi con gli altri paesi o città per sincronizzare e coordinare, non potrebbe funzionare nulla. Tutto si ridurrebbe a tanti gruppi di amici con buone intenzioni.

Se osserviamo le organizzazioni del sistema (le multinazionali o le istituzioni al potere per esempio) vediamo che hanno un organizzazione molto precisa in cui ognuno svolge una funzione. Una delle funzioni più importanti è quella informativa. Sia al loro interno (rapporti, memorandum, dossier, ecc.), sia verso l’esterno (campagne di diffusione, campagne elettorali, ecc.), sia con le altre forze o le altre aziende (le pubbliche relazioni). Per tutti loro l’informazione è fondamentale: l’informazione dei mercati, quella delle altre forze politiche, la propaganda, ecc. Senza di questo non si potrebbero muovere.
E per il Movimento, che è una forza sociale organizzata al livello mondiale, perché pensare che non sia importante l’informazione? Se pensiamo di fare quello che diciamo di fare, ci serve informare tutti quelli che partecipano, informare le persone dei nostri quartieri delle campagne che faremo, informare gli amici di altri paesi e città per coordinare azioni comuni nazionali o internazionali, produrre e distribuire materiali di diffusione e di spiegazione ideologica, ecc. ecc.

Per tutto questo c’è bisogno di persone responsabili che lo vogliano fare e che lo facciano rapidamente. Persone alle quali piace stare in contatto con le altre persone, cui piace andare a trovarle; persone cui piace raccogliere informazione e poi passarla agli altri del gruppo o al proprio orientatore, anche se dovesse stare in un’altra città o in un altro paese.
Per tutto questo c’è bisogno di amministrativi, che diventino responsabili di questo compito. Che non si facciano fermare da nessuna difficoltà e che, nonostante tutto, facciano arrivare l’informazione dove deve arrivare.
Con l’informazione si può fare tutto, senza informazione tutto si blocca. 

 Se si comprende l’importanza di comunicare ed informare si capisce che l’amministrativo non è la persona che sta a casa con i timbri in mano, non è il segretario dell’associazione, che sta lì ed aspetta , ma è una persona a cui piace stare in contatto con la gente, andare a trovarli e informarli.

PARTE I

2.1 ATTIVITA’ ALLA BASE DEL SETTORE AMMINISTRATIVO

FREQUENTAZIONE DEI MEMBRI DI STRUTTURA

Il lavoro del settore amministrativo comincia con i membri della sua struttura. Sebbene l’amministrativo conosca e metta relazione con tutti i membri del proprio gruppo è necessario mettere particolare attenzione ai nuovi membri della struttura, giacche è durante le prime settimane di partecipazione che si perde la maggior percentuale di membri nuovi. La priorità sarà dunque nella frequentazione dei nuovi membri di struttura.

Temi della frequentazione
Il veicolo per stabilire questa connettività personale è l’informazione.
Informo sulle attività della linea, i prossimi passi del calendario, sulle campagne in moto, su che cosa significa per noi la reciprocità nelle attività che realizziamo, informo sulla colletta. Gli dò qualche materiale, appunti di riunioni, bollettino, calendario delle attività, qualcosa che possa servire alla persona a livello informativo per approfondire la sua conoscenza del movimento e soprattutto che lo lasci sempre informato sulle attività che si fanno e a cui può partecipare.

Quindi in sintesi cosa fa un amministrativo delegato di gruppo:

•	Conosce, mette relazione e crea connessione con le persone del suo gruppo.

•	Si occupa di far compilare le schede dei delegati di gruppo del proprio consiglio.

•	aiuta la gente del suo gruppo a compilare le schede degli aderenti e ne tiene una copia in archivio da passare al suo orientatore amministrativo.

•	Informa tutti i delegati di gruppo del proprio consiglio delle attività generali, delle riunioni settimanali, degli incontri oltre che di distribuire i materiali che l’orientatore lo incarica di distribuire.

•	Scrive la sintesi della riunione ed il calendario delle attività della settimana distribuendola in seguito a tutti i membri del gruppo, cominciando da quelli non presenti in riunione per coinvolgerli.

L’AMMINISTRATIVO DURANTE LA RIUNIONE SETTIMANALE

Funzione dell’amministrativo nella riunione
L’amministrativo partecipa insieme all’orientatore ed all’appoggio alla riunione settimanale, dove partecipano tutti i membri della linea e dove sviluppa a pieno la sua funzione.
Nella riunione settimanale l’amministrativo:
1	raccoglie le nuove schede dei nuovi membri di struttura
2	compila la sintesi della riunione
3	distribuisce l'informazione (in carta, o giornale murale, o locandine, o a voce).

Vediamo un po’ più approfonditamente alcuni temi: le schede e la colletta.

LE SCHEDE 
Qual è il senso delle schede? Perché le facciamo?
Le facciamo per una questione molta pratica, ossia come facciamo ad informare tutti i componenti del nostro consiglio di base? Come facciamo a sapere quanti siamo in un paese e, soprattutto, chi siamo? Come facciamo a sapere in quali quartieri o in quali città ci troviamo? Come facciamo ad avvisare gli aderenti di un quartiere dell’inizio di una nuova campagna? Come facciamo a sapere quanti siamo nel movimento e chi siamo? Come facciamo a sapere su quanta struttura e quanti aderenti contiamo per lanciare una campagna politica? Dalle schede della struttura e degli aderenti.

Le schede sia quelle di struttura che quelle di aderenti, hanno un significato importante per il Movimento. Noi abbiamo bisogno di fare cose insieme, di stringere legami di amicizia, di sapere dove possiamo trovare o incontrare gli altri del nostro gruppo, e inoltre dobbiamo sapere su chi possiamo contare, su quanti, ma soprattutto su chi e dove lo possiamo andare a trovare. E per fare questo, se vogliamo essere tanti, non possiamo contare solo sulla memoria personale di alcuni, o sulla buona volontà di altri che tentano di ricordarsi dove abitano o dove si possono trovare le persone del Movimento.
Quindi, compito molto importante del settore amministrativo, sarà quello di riempire le schede dei membri di struttura durante o alla fine di ogni riunione settimanale man mano che le persone entrano a far parte del Movimento.
Per evitare che le schede si perdano, e che quindi perdiamo il contatto con i nostri, le schede vanno fatte prima su carta, nelle riunioni settimanali e poi, dopo aver dato una copia all’orientatore, si inseriscono tutte nel computer. In questo modo non si perdono mai, possono essere inviate facilmente e rapidamente via Internet e possono essere utilizzate per fare altri studi, dividere le liste per quartieri, fare censimenti, ecc. ecc.

LA COLLETTA
L’amministrativo prende nota di chi ha dato la colletta ed anche spiega che come tutte le organizzazione che lavorano per perseguire un fine, il Movimento Umanista ha bisogno di denaro per coprire i costi delle sue attività. Per esempio, occorre denaro per produrre materiali informativi, fotocopie, documenti, finanziare l'apertura di nuovi centri, mantenere le varie attività di volontariato all'interno dei centri umanisti, (come i corsi gratuiti e i giornali di quartiere), realizzare progetti in varie parti del mondo, pagare i viaggi e i materiali necessari.
Il MU non ha però fondi propri: non ha fonti di reddito (come un’impresa) né tanto meno riceve finanziamenti pubblici, come alcune istituzioni, ONG, od associazioni. Il MU è un movimento sociale che riunisce un gran numero di persone che aspirano ad una trasformazione personale e sociale per realizzare una società più umana.
Il MU, per libera scelta dei suoi membri, si finanzia autonomamente. Questo significa che non accetta donazioni né finanziamenti esterni. In questo modo, il MU ha completa libertà d’azione, non essendo condizionato dalla volontà o dagli obiettivi dei finanziatori esterni.
La struttura del MU è finanziata attraverso delle collette semestrali a cui partecipano tutti i suoi membri. Le collette si raccolgono il 21 giugno ed il 21 dicembre, in corrispondenza con il passaggio dati semestrale, la colletta raccolta viene suddivisa come segue:

25% 
Consiglio dei delegati di gruppo	25% 
Consiglio dei delegati d’équipe	
25% 
Consiglio dei delegati generali	25% 
Fondo Generale	

2.2 FORMAZIONE DEGLI AMMINISTRATIVI ALLA BASE

Per mettere in moto alla base le attività descritte sarà prioritario avere funzioni e settori ben abilitati a svolgere questi compiti.
Abbiamo bisogno quindi che un altro scalino della rete amministrativa si occupi della formazione degli amministrativi alla base. Questo tipo di lavoro sarà di fondamentale importanza nel momento di formazione della rete, fino a che non avremo tutto questo ben formato e funzionante.
Non è possibile crescere alla base senza strutturazione e organizzazione in rete. Quindi è fondamentale che il delegato di gruppo amministrativo sia formato e qualificato dal delegato d’equipe amministrativo che a sua volta è stato formato dal delegato generale amministrativo.
La costruzione in rete ci permette di far scendere l’esperienza dei livelli più alti della struttura fino alla base, per formare i settori alla base. Il lavoro del delegato d’equipe e delegato generale sarà di fondamentale importanza per questo lavoro.

Visite nelle linee in formazione
Il delegato d’equipe amministrativo assiste alle riunione dei gruppi in formazione per collaborare con questa formazione. E’ un grande aiuto per l’insieme il fatto che i nuovi vedano gente con maggiore chiarimento che si occupa di loro. In queste visite l’amministrativo spiegherà la funzione del Settore e si occuperà della situazione del Settore in ogni linea.
Si possono trovare situazioni diverse.

A)	non ci sono settori nel gruppo.
Si possono trovare due situazioni:
1.	Gruppo piccolo in formazione. La funzione amministrativa è svolta da uno dei membri del gruppo, giacché non c’è ancora sviluppo sufficiente nel gruppo per individuare chi può fare da settore permanente. In questo caso il Del. Equipe lavora formando questa persona nell’apprendimento della funzione.
2.	Il gruppo ha uno sviluppo maggiore. E’ possibile individuare chi ha le condizioni adeguate per occuparsi della funzione. In questo caso il Del. Equipe di prima istanza potrà suggerire all’orientatore di questo gruppo la persona, che a suo parere, potrebbe svolgere la funzione. Se l'orientatore e questa persona sono d'accordo, si procederà a definirlo come settore amministrativo.

B. Se ci sono settori
Nei gruppi di base dove esistono settori, perché sono stati compiuti i passi descritti nel punto precedente, o perché la rete è già formata, la preoccupazione del Del. Equipe sarà formarli.

FORMAZIONE

Temi della formazione
Formare significa trasmettere l’esperienza che si ha sullo svolgimento della funzione amministrativa alla base. 

Accompagnamento
Per quanto riguarda le forme di lavoro, la priorità sarà nel fare, accompagnando il nuovo nella sua attività.
Nell’accompagnamento, in un primo momento il Del. Equipe fa le cose direttamente, mentre l’altro osserva come si fa (ad es. gli insegna come riempire le schede)
In un secondo momento sta a fianco del nuovo che fa le cose, e interviene se necessario.
In un terzo momento osserva soltanto come si muove il nuovo, per poi commentare con lui le correzioni.

Riunioni
Il Del. Equipe si riunisce con gli amministrativi di base per livellare l’informazione e produrre interscambi di esperienza molti utili nella formazione.

Seminari
Possono essere molto utili dei seminari di formazione, nei quali ha sempre importanza l’applicazione pratica di quello che si spiega.
L’acquisizione di tecniche più complicate può avvenire durante i seminari, per aumentare l’informazione degli amministrativi (es. abilitazione informatica).
Verranno realizzati in modo specifico, su un tema stabilito.

Quindi la  formazione può essere:

-	per un’abilitazione specifica (seminari)
-	qualificazione nella riunione settimanale
-	qualificazione personale (accompagnamento) di quelli che si stanno formando da poco.

ATTIVITA’ AMMINISTRATIVE PER LIVELLI

Sebbene tutta la rete Amministrativa sia formata per svolgere un’attività di informazione, organizzazione, circolazione di materiale, schede ecc., si differenziano le attività degli amministrativi dei diversi livelli.
A grandi linee possiamo dire che:
-	al livello di amministrativo delegato di gruppo corrisponde l’attività di frequentazione, informazione, schede ecc.;
-	Al livello di amministrativo delegato d’equipe corrisponde la formazione dei delegati di gruppo in questi compiti, e la connessione internet per l'invio di schede e la circolazione dell'informazione tra paesi;
-	Al livello di amministrativo delegato generale corrisponde la formazione della rete e la produzione di materiali;
-	Al livello di amministrativo coordinatore corrisponde il coordinamento della formazione della rete.
In dinamica le cose non sono così rigide, nel processo si verificano situazioni “intermedie” che non si possono definire a “priori”.
Possiamo individuare situazioni in cui si sommano attività che corrispondono a livelli diversi, sapendo che la proporzione tra le varie attività dipende dallo sviluppo del consiglio a cui appartiene l’amministrativo.

1.	Amministrativo di un gruppo iniziale
Lo strutturale, l’amministrativo e l’appoggio sono lanciati nel progetto di crescita e l’unica priorità per tutti e tre è la crescita. L’amministrativo non può differenziare la sua funzione fino a che in questa linea in formazione non entrino nuovi membri.

2.	Amministrativo di un consiglio di delegati di gruppo in formazione.
Quando a questo Consiglio in formazione si integrano nuovi membri, inizia l’attività amministrativa.
In generale ci riferiamo agli amministrativi in questa situazione come “Funzioni” (e non come Settori), perché le funzioni alla base possono cambiare, durante la crescita del gruppo si possono trovare persone più adatte e più disponibili verso il lavoro amministrativo.

3.	Amministrativo di un Consiglio di delegati di gruppo ben configurato.
A partire dalla configurazione del Consiglio di delegati di gruppo, il settore amministrativo di prima istanza si fa pienamente carico dell’attività amministrativa e svolge la sua funzione nella riunione settimanale e con i propri pari.
A seconda dello sviluppo del Consiglio, il delegato di gruppo amministrativo di prima istanza comincia anche ad occuparsi della formazione delle funzioni amministrative alla base.

4.	Formazione della rete (livello delegato generale)
Al livello di del. Generale corrisponde l’occuparsi della formazione e del funzionamento della rete. Deve costituire circuiti, collegando tutto, fino a che nel suo Consiglio la rete abbia l’estensione e la qualità necessaria per cominciare ad operare con efficacia.
Perché ci organizziamo in rete? 
Come faranno gli amministrativi di base per abilitarsi? Come faranno a formarsi nella direzione che ci interessa?…E’ chiaro che questo lavoro di formazione ed abilitazione di un settore fondamentale per lo sviluppo del movimento va fatto dai livelli maggiori scendendo fino alla base.

GLOSSARIO
Accompagnamento
E’ il modo di insegnare una tecnica o procedimento di azione ad un altro che non la conosce. Visto che “un fatto insegna più di mille parole”, si tratta di realizzare l’azione in questione insieme alla persona nuova perché questa veda come si fa. 

Base
Si chiama così il gradino di ingresso al Movimento. E’ il più ampio numericamente, ma molto instabile per scarsa strutturazione e per il tempo di processo ridotto. Tutto il lavoro amministrativo si applica prioritariamente alla base.

Calendari
Sono appuntamenti o obbiettivi di attività nel tempo.
I nostri calendari non solo solamente ordinamenti del tempo in se, ma di attività. Nei calendari si possono includere attività di diversa ampiezza dalla più globale alla più specifica. Possono coprire periodi da un giorno fino a sei mesi, un anno o più.

Rete
E’ la costruzione dei settori grazie alla quale tutti i livelli si connettono tra di loro, dalla base ai livelli più alti del movimento.

Settore
I tre settori (strutturale, appoggio e amministrativo) lavorano in equipe.
Lo strutturale orienta l'insieme; l'appoggio chiarisce e da' coesione all'insieme; l'amministrativo fa circolare l'informazione.