SEMINAIRE SECTEUR ADMINISTRATIF     

1.1	Encadrement

Le but de ce séminaire est d’éclaircir et de mieux comprendre le rôle du secteur administratif au sein de la structure, nous verrons et nous discuterons ensemble quelles sont les activités d’un administratif, en considérant l’action spécifique de chaque niveau administratif face aux tâches basilaires et sa relation avec le niveau successif au sein de son réseau.

Quel est le sens du secteur administratif? Comment se forment les administratifs? Qui les forme? Comment se développent-ils? Ce seront là nos thèmes 
Le séminaire servira à encadrer cette tâche.

Quel est le sens du Secteur administratif?

La Communication
Quand deux personnes parlent, elles s’échangent des informations. Pour se comprendre elles doivent parler la même langue, utiliser les mêmes codes, mais quoi qu’il en soit, elles s’échangent toujours des informations.
Si on ne s’échangeait pas des informations à travers un langage, si on ne communiquait pas, personne saurait jamais, par exemple, que le dîner est prêt ou bien que demain il y a une fête ou encore qu’un de nos parents est malade.
Les langages ont été créés pour communiquer, pour permettre l’échange d’informations entre les personnes. S’il n’y avait pas de communication à travers un langage commun, imaginez un peu quelle pagaïlle ! Personne saurait rien, même pas le nom des autres, on ne pourrait rien apprendre parce qu’il n’arriverait aucune information.

Pour le Mouvement, il est fondamental de communiquer avec les autres, pour faire connaître les choses qu’on est en train de faire, individuellement ou comme ensemble. 

L’Information

Dans un groupe formé par de nombreuses personnes, par exemple cinquante ou soixante, on ne peut pas parler à tous en même temps, du fait que beaucoup d’entre eux vivent loin, beaucoup travaillent ou se trouvent avec la famille. Dans ce cas, il est plus difficile de faire passer l’information. Il arrive donc souvent que l’information n’arrive pas à tous. Certains arrivent aux réunions, d’autres pas et d’autres encore arrivent un autre jour ou à une autre heure. Si personne avait averti les gens de ce séminaire, par exemple, aujourd’hui beaucoup d’entre vous auraient été absents.
Qui vous a averti ? Qui vous avertit pour les réunions, les rencontres, les activités qu’il y a à faire ?
Quelquefois un ami peut-être, parfois l’orienteur, et d’autres fois on arrive par hasard, juste parce qu’ « on passait  dans les alentours »

Et alors qui avertit les autres des rendez-vous communs, du calendrier, des choses qu’il y a à faire ensemble ? 
Si le groupe est simplement un groupe de copains, on s’avertira spontanément, sans aucune règle établie et suivant les affinités personnelles. De toute façon ça n’a pas trop d’importance…il y a qui il y a !
Pour nous, par contre, chaque personne est importante et il est important que chacun participe aux rencontres, aux réunions et aux activités. Dans le cas d’un groupe qui veut être organisé, on aura besoin d’une ou de deux personnes qui s’occupent de façon spécifique d’informer les autres, de leur transmettre les matériels, etc.. 
En synthèse, on a besoin de partager les fonctions à l’intérieur d’un groupe si l’on veut qu’il y ait une croissance.
Si, maintenant, on considère un groupe beaucoup plus grand, une organisation de centaines ou de milliers de personnes qui veulent faire de grandes choses ensemble, qui ont un projet en commun, qui veulent organiser de grandes campagnes d’appui humain et qui veulent créer une alternative au pouvoir, alors il faut commencer à penser à un système d’information rapide qui fonctionne à distance. Il faut organiser et qualifier les personnes qui s’occupent spécifiquement de cette fonction : COMMUNIQUER ET INFORMER 

Le Secteur Administratif

Il n’y a aucune autre manière pour organiser de grandes activités avec de nombreuses personnes. 
Il est nécessaire que quelqu’un dans le groupe avertisse des calendriers, des lieux des activités, de ce qu’on est en train de faire ensemble.
S’il n’y a personne qui se charge d’informer les autres, de produire les matériels de diffusion et d’information, de se mettre en communication avec les autres pays ou villes pour synchroniser et coordonner, rien ne pourrait fonctionner. Tout se réduirait à un grand nombre de groupes de copains animés de bonnes intentions.

Si on observe les organisations du système (les multinationales ou les institutions au pouvoir, par exemple), on remarque qu’elles possèdent une organisation très précise où chacun exerce une fonction. Une des fonctions les plus importantes est celle de l’information. Aussi bien à leur intérieur (rapports, mémorandums, dossiers, etc..), que vers l’extérieur (campagnes de diffusion, campagnes électorales, etc..) ou qu’avec les autres forces ou les autres entreprises (relations publiques) : Pour toutes, l’information est fondamentale : l’information des marchés, celle des autres forces politiques, la propagande, etc. Sans cela , elles ne pourraient pas agir.
Et pour le Mouvement, qui est une force sociale organisée à l’échelle mondiale, pourquoi penser que l’information n’est pas importante ? si nous pensons de faire ce que nous disons de faire, nous avons besoin d’en informer tous ceux qui participent, d’informer les personnes de nos quartiers des campagnes que nous allons faire, informer les amis des autres pays et villes pour coordonner des actions communes nationales ou internationales, réaliser et distribuer des matériels de diffusion et d’explication idéologique etc etc.

Pour tout cela on a besoin de personnes responsables qui veuillent le faire et qui le fassent rapidement. Des personnes qui aiment ester en contact avec les autres personnes, qui aiment aller les voir ; des personnes qui aiment recueillir l’information et la passer ensuite aux autres du groupe ou à leur propre orienteur, même quand celui-ci habite dans une autre ville voire dans un autre pays.
Pour tout cela, on a besoin d’administratifs, qui deviennent les responsables de cette tâche. Qui ne se laissent arrêter par aucune difficulté et qui, malgré tout, fassent arriver l’information là où elle doit arriver.
Avec l’information on peut tout faire, sans information tout se bloque.

Si l’on comprend l’importance de communiquer et d’informer, on comprend que l’administratif n’est pas la personne qui reste chez soi, les tampons à la main, ce n’est pas le secrétaire de l’association, qui reste là et qui attend, mais c’est une personne qui aime être en contact avec les gens, aller les voir et les informer.

PARTIE I

2.1 ACTIVITES A LA BASE DU SECTEUR ADMINISTRATIF

FREQUENTATION DES MEMBRES DE STRUCTURE

Le travail du secteur administratif commence avec les membres de sa structure. Bien que l’administratif connaisse tous les membres de son groupe et les mette en relation, il est nécessaire d’accorder une attention particulière aux nouveaux membres de la structure, car c’est au cours des premières semaines de participation que l’on perd le pourcentage le plus élevé de nouveaux membres. La priorité sera donc  la fréquentation des nouveaux membres de structure.

Thèmes de la fréquentation
Le véhicule pour établir cette connectivité personnelle est l’information.
J’informe sur les activités de la ligne, sur les prochaines échéances du calendrier, sur les activités en train, sur ce que signifie pour nous la réciprocité dans les campagnes que nous réalisons, j’informe sur la collecte : Je lui donne quelques matériels, des notes de réunions, le bulletin, le calendrier des activités, tout ce qui peut être utile à la personne au niveau de l’information pour approfondir sa connaissance du mouvement et surtout qui  lui permette d’être toujours informé sur les activités qu’on fait et auxquelles il peut participer.

Donc, en synthèse, voilà ce que fait un administratif délégué de groupe :

•	Il connaît, il établit la relation et il crée la cohésion avec les personnes de son groupe.

•	Il s’occupe de faire remplir les fiches des délégués de groupe de son conseil.

•	Il informe tous les délégués de groupe de son conseil des activités générales, des réunions hebdomadaires, des rencontres et il s’occupe en outre de la distribution des matériaux que son orienteur le charge de distribuer.

•	Il rédige la synthèse de la réunion et le calendrier des activités de la semaine qu’il distribue ensuite à tous les membres du groupe, en commençant par ceux qui n’étaient pas présents à la réunion pour les engager.

L’ADMINISTRATIF PENDANT LA REUNION HEBDOMADAIRE 

Fonction de l’administratif dans la réunion
Avec l’orienteur et avec l’appui, l’administratif participe à la réunion hebdomadaire à laquelle participent tous les membres de la ligne et au sein de laquelle il développe en plein sa fonction.
Dans la réunion hebdomadaire, l’administratif :
1	recueille les nouvelles fiches des nouveaux membres de structure
2	rédige la synthèse de la réunion
3	passe l'information (papier, journal mural, affiche ou par la vive voix)

Voyons maintenant de façon un peu plus approfondie quelques thèmes : les fiches et la collecte.

LES FICHES 
Quel est le sens des fiches ? Pourquoi les faisons-nous ?
Nous les faisons pour une raison très pratique, à savoir comment faire pour informer tous les composants de notre groupe de base ? Comment faire pour savoir combien nous sommes dans un pays et, surtout, qui nous sommes ? Comment faire pour savoir dans quels quartiers ou dans quelles villes nous sommes présents ? Comment faire pour avertir les adhérents d’un quartier du lancement d’une nouvelle campagne ? Comment faire pour savoir combien nous sommes dans le mouvement et qui nous sommes ? Comment faire pour savoir sur combien de structure et sur combien d’adhérents nous pouvons compter pour lancer une campagne politique ? Grâce aux fiches de la structure et des adhérents.

Les fiches, aussi bien celles de structure que celles des adhérents,, ont un sens important pour le Mouvement. Nous avons besoin de faire des choses ensemble, de nouer des rapports d’amitié, de savoir où nous pouvons trouver ou rencontrer les autres de notre groupe et, en outre, nous devons savoir sur qui nous pouvons compter, sur combien aussi, mais surtout sur qui  et où nous pouvons aller les voir. Et pour faire cela, si nous voulons être nombreux, nous ne pouvons pas compter uniquement sur la mémoire individuelle de certains ou sur la bonne volonté d’autres qui essaient de se rappeler où habitent les personnes du Mouvement et où on peut les trouver.
Par conséquent, tâche très importante du secteur administratif sera de remplir les fiches des membres de structure au cours de la réunion ou à la fin de chaque réunion hebdomadaire au fur et à mesure que les personnes entrent dans le Mouvement.
Pour éviter de perdre les fiches et donc le contact avec les nôtres, les fiches doivent doivent être faites d’abord sur du papier, au cours des réunions hebdomadaires et ensuite, après en avoir donné une copie à l’orienteur, on les insère toutes dans l’ordinateur. De cette façon on ne les perd jamais, on peut les envoyer facilement et rapidement par internet et on peut les utiliser pour faire d’autres recherches, subdiviser les fiches par quartiers, faire des recensements, etc, etc.. 

LA COLLECTE
L’administratif note qui a donné sa collecte et il explique aussi que comme toutes les organisations qui travaillent pour poursuivre un but, Le Mouvement Humaniste a lui aussi besoin d’argent pour couvrir les frais de ses activités : Par exemple, il faut de l’argent pour réaliser les matériels d’information, les photocopies, les documents, financer l’ouverture de nouveaux centres, maintenir les différentes activités bénévoles au sein des centres humanistes, réaliser des projets dans les diverses parties du monde, payer les voyages et les matériels nécessaires.
Le MH n’a toutefois pas de propres ressources ; il n’a pas de sources de revenus (comme une entreprise) et ne reçoit aucun financement public, comme certaines institutions, ONG, ou associations. Le MH est un mouvement social qui réunit un grand nombre de personnes qui aspirent à une transformation personnelle et sociale pour réaliser une société plus humaine.
Le MH, sur libre choix de ses membres, se finance de façon autonome. Ceci signifie qu’il n’accepte ni donations ni financements de l’extérieur. De cette façon , n’étant pas conditionné par la volonté ou par les objectifs d’externes qui le financent, le MH jouit d’une liberté d’action totale .
La structure du MH est financée à travers des collectes semestrielles auxquelles participent tous ses membres. Les collectes se recueillent le 21 juin et le 21 décembre, au moment du passage des données semestrielles ; la collecte recueillie est répartie de la façon suivante :

25% 
Conseil des délégués de groupe	25% 
Conseil des délégués d’équipe	
25% 
Conseil des délégués généraux	25% 
Fond Général	
		
2.2 FORMATION DES ADMINISTRATIFS A LA BASE

Pour mettre en train à la base les activités décrites, il sera prioritaire d’avoir des fonctions et des secteurs bien formés pour s’acquitter de ces tâches.
Nous avons donc besoin qu’un autre échelon du réseau administratif s’occupe de la formation des administratifs à la base. Ce type de travail aura une importance fondamentale au moment de la formation du réseau, jusqu’à ce que le tour soit bien formé et en mesure de fonctionner régulièrement.
Il n’est pas possible qu’il y ait une croissance à la base sans une structuration et une organisation en réseau. Il est donc fondamental que le délégué de groupe administratif soit formé et qualifié par le délégué d’équipe administratif qui, à son tour, a été formé par le délégué général administratif.. 
La construction en réseau nous permet de faire descendre l’expérience à partir des niveaux les plus élevés de la structure jusqu’à la base, pour former les secteurs à la base. Le travail du délégué d’équipe et du délégué général aura une importance fondamentale pour ce travail. 

Visites dans les lignes en formation 
Le délégué d’équipe administratif assiste aux réunions des groupes en formation pour collaborer à cette formation, C’est une grande aide pour l’ensemble le fait que les nouveaux venus voient que des gens ayant plus d’éclaircissement s’occupent d’eux. Au cours de ces visites l’administratif expliquera la fonction du Secteur et s’occupera de la situation du Secteur dans chaque ligne.
On peut trouver différentes situations

A)	Il n’y a pas de secteurs dans le groupe.
On peut trouver deux situations ::
1.	Petit groupe en formation. La fonction administrative est assurée par un des membres du groupe, étant donné que le développement n’est pas encore suffisant pour repérer qui peut faire le secteur permanent. Dans ce cas, le Dél. d’équipe travaille pour former cette personne et lui apprendre la fonction.
2.	Le groupe a un développement plus important. Il est possible de repérer qui possède les conditions adéquates pour s’occuper de la fonction. Dans ce cas, le Dél. d’équipe administratif de première instance pourra suggérer à l’orienteur de ce groupe la personne qui, à son avis, pourrait assurer la fonction. Si l’orienteur et cette personne sont d’accord, on commencera à la former pour qu’elle devienne secteur.

B. Si les secteurs existent
Dans les groupes de base où les secteurs existent, du fait que les étapes décrites au paragraphe précédent ont déjà été franchies, ou parce que le réseau est déjà formé, le souci du Dél. d’équipe sera de les former. 

FORMATION

Thèmes de la formation
Former signifie transmettre à la base l’expérience qu’on possède sur le déroulement de la fonction administrative. 

Accompagnement
En ce qui concerne les formes de travail, on donnera la priorité à l’action, en accompagnant le nouveau dans son activité.
Dans l’accompagnement, dans un premier temps le Dél. D’équipe fait les choses directement, tandis que l’autre observe comment on fait (par ex il lui apprend comment remplir les fiches).
Dans un deuxième temps, le Dél. d’équipe reste à côté du nouveau qui fait les choses et il intervient si nécessaire.
Enfin, dans un dernier temps, le Dél. d’équipe observe seulement comment se débrouille le nouveau, pour commenter ensuite avec ce dernier les éventuelles corrections à faire.

Réunions
Il Dél. d’Equipe se réunit avec les administratifs de base pour niveler l’information et produire des échanges d’expériences très utiles dans la formation.

Séminaires
Il peut être très utile de faire des séminaires de formation au cours desquels l’application pratique de ce qu’on explique a toujours une grande importance.
L’acquisition de techniques plus compliquées (par ex. habilitation informatique) peut être réalisée au cours des séminaires, pour augmenter l'information des administratifs.
On les réalisera de façon spécifique, sur un thème établi.

Donc la formation peut être :

-	pour une qualification spécifique (séminaires)
-	qualification au sein de la réunion hebdomadaire 
-	qualification personnelle (accompagnement) de ceux qui viennent de commencer à se former. 

ACTIVITES ADMINISTRATIVES PAR NIVEAUX

Quoique tout le Réseau administratif soit formé pour assurer l’ activité d’information, d’organisation, de circulation du matériel, fiches, etc.., les activités des administratifs se différencient toutefois suivant les niveaux
D’une façon générale, on peut dire que :
-	au niveau d’administratif délégué de groupe correspond l’activité de fréquentation, information, fiches etc. 
-	au niveau d’administratif délégué d’équipe correspond la formation pour ces tâches des délégués de groupe, et se connecter par internet pour l’envoi des fiches et le passage des informations d’un pays à l’autre. 
-	au niveau d’administratif délégué général correspond la formation du réseau et la production de matériels.
-	Au niveau d’administratif coordonnateur correspond la coordination de la formation du réseau.
Pratiquement, les choses ne sont pas aussi rigides, dans le processus il se vérifie des situations « intermédiaires » qui ne peuvent pas être définies « à priori ».
On peut repérer des situations où se somment des activités correspondant à différents niveaux, sachant que la proportion entre les diverses activités dépend du développement du conseil auquel appartient l’administratif. 

1.	Administratif d’un groupe initial
Le structural, l’administratif et l’appui sont lancés dans le projet de croissance et la seule priorité pour tous les trois est  la croissance. L’administratif ne peut pas différencier sa fonction tant qu’il n’y aura pas de nouvelles personnes dans cette ligne en formation.

2.	Administratif d’un conseil de délégués de groupe en formation 
Quand de nouveaux membres s’ajoutent à ce Conseil en formation, l’activité administrative démarre.
Si ce groupe fait des réunions (en dehors de la réunion hebdomadaire du Conseil auquel il appartient) l’administratif y assure une fonction semblable à celle assurée par le Secteur du Conseil au cours de la réunion hebdomadaire.
En général, dans cette situation nous indiquons les administratifs comme « Fonctions » (et non comme Secteurs) du fait que les fonctions à la base peuvent changer, pendant la croissance du groupe on peut trouver des personnes plus indiquées et plus disponibles pour le travail administratif.

3.	Administratif d’un Conseil de délégués de groupe bien configuré 
A partir de la configuration du Conseil de délégués de groupe, le secteur administratif de première instance assume complètement l’activité administrative et assure sa fonction dans la réunion hebdomadaire et avec ses égaux.
Suivant le développement du Conseil, le délégué de groupe administratif de première instance commence aussi à s’occuper de la formation des fonctions administratives à la base.

4.	Formation du réseau ( niveau délégué général)
Au niveau du dél. Général correspond la tâche de la formation et du fonctionnement du réseau. Il doit constituer des circuits, en reliant le tout, jusqu’à ce que, dans son Conseil, le réseau ait l’extension et la qualité nécessaires pour commencer à agir efficacement. 
Comment les administratifs de base feront-ils pour se qualifier ? Comment feront-ils pour se former dans la direction qui nous intéresse ?..il va de soi que ce travail de formation et de qualification d’un secteur fondamental pour le développement du mouvement doit être assuré par les plus hauts niveaux en descendant jusqu’à la base.

GLOSSAIRE
Accompagnement
C’est la façon d’enseigner une technique ou un procédé d’action à un autre qui ne la connait pas. Vu qu’ « un fait enseigne plus que mille mots », il s’agit de réaliser l’action en question avec le nouveau venu pour que celui-ci voit comment on fait. 

Base
On appelle ainsi le seuil d’entrée au Mouvement. C’est le plus étendu numériquement mais il est très instable du fait de la faible structuration et du temps de processus réduit. Tout le travail administratif s’applique de façon prioritaire à la base.

Calendriers
Ce sont les rendez-vous ou les objectifs d’activités dans le temps.
Nos calendriers ne se limitent pas seulement à l’organisation du temps lui-même, mais aussi des activités. Dans les calendriers on peut inclure des activités de diverses ampleurs, de la plus globale à la plus spécifique : Ils peuvent couvrir des périodes allant de un jour à six mois, un an ou même plus. 

Réseau
C’est la construction des secteurs grâce à laquelle tous les niveaux se connectent entre eux, à partir de la base jusqu’aux niveaux du mouvement les plus élevés. 

Secteur
Les trois secteurs travaillent en équipe. Le secteur structurel oriente l’ensemble ; l’appuis éclaircit et s’occupe de la cohésion ; l’administratif fait circuler l’information.